Lo que dice Hacienda (y lo que muchas empresas hacen mal)
Sabemos que se acerca la Navidad y llega la misma duda de siempre. Cada noviembre, cuando las empresas de Zafra y la comarca empiezan a pensar en los detalles navideños para su plantilla y sus clientes, les llegan las mismas preguntas a nuestros asesores: ¿puedo deducirme las cestas de Navidad? ¿El IVA de esa factura es deducible o no? ¿Y si las cestas llevan el logo de la empresa?
Son preguntas razonables. Y la respuesta tiene matices que conviene entender bien antes de registrar el gasto en la contabilidad, porque los errores en este punto (especialmente deducirse el IVA cuando no corresponde) pueden generar contingencias fiscales con la Agencia Tributaria.
En este artículo te explicamos con claridad qué dice la normativa, qué criterios aplica Hacienda y qué tiene que hacer tu empresa para que al menos el gasto sea deducible en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF.
Si después de leerlo tienes dudas sobre tu caso concreto, en Athané Hernández te hacemos una primera consulta gratuita. Somos asesores fiscales en Zafra y llevamos años gestionando la fiscalidad de autónomos y empresas de toda la comarca del Río Bodión.
La pregunta directa: ¿Es deducible el IVA de las cestas de Navidad?
No. El IVA soportado en la compra de cestas de Navidad no es deducible, con independencia de que se entregue a empleados, a clientes o a proveedores.
Esto no es una interpretación: lo establece de forma expresa el artículo 96 de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido, que excluye del derecho a deducción las cuotas soportadas en la adquisición de bienes o servicios destinados a «atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas». Las cestas de Navidad encajan en ese supuesto sin ninguna duda.
Concretamente, la prohibición de deducción se apoya en dos apartados del artículo 96.Uno de la Ley del IVA:
- El artículo 96.Uno.3.º, que excluye la deducción del IVA soportado en la adquisición de alimentos, bebidas y tabaco. Las cestas de Navidad, compuestas habitualmente de productos de alimentación y bebidas, quedan directamente dentro de esta categoría.
- El artículo 96.Uno.5.º, que excluye expresamente los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
El Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) lo ha ratificado de forma expresa en resoluciones recientes: el IVA de las cestas de Navidad no es deducible aunque su entrega responda a usos habituales de la empresa y esté vinculada a la actividad económica.
El argumento de que se trata de una costumbre arraigada o de una política de recursos humanos no cambia el criterio.
El IVA no es deducible: ¿qué ocurre entonces con ese importe?
Que el IVA no sea deducible no significa que desaparezca del balance. Lo que ocurre es que ese importe pasa a formar parte del coste de adquisición de las cestas.
Es decir, se integra como mayor coste del gasto, que sí puede ser deducible en otros impuestos, como veremos a continuación.
Contablemente, el registro habitual es el siguiente: el importe total de la factura, IVA incluido, se registra como gasto social. No existe una cuenta de IVA soportado deducible, porque ese IVA no tiene ese carácter.
Entonces, ¿son deducibles las cestas de Navidad en el Impuesto sobre Sociedades?
Aquí la respuesta cambia. El gasto en cestas de Navidad sí puede ser deducible en el Impuesto sobre Sociedades (y también en el IRPF para autónomos), pero con una condición fundamental: que forme parte de los usos y costumbres de la empresa.
Así lo establece la Consulta Vinculante V1905-15 de la Dirección General de Tributos, de 17 de junio de 2015, que sigue siendo la referencia principal en esta materia y que la DGT confirmó también en la Consulta Vinculante V1292-18:
«Siempre que las cestas formen parte de los usos y costumbres de la empresa con respecto a su personal, tendrán la consideración de gasto deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades».
El fundamento legal es el artículo 15 de la Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades, que establece que los donativos y liberalidades no son gastos deducibles, pero hace una excepción expresa para «las atenciones a empleados y trabajadores» cuando se producen de forma habitual y tienen correlación con la actividad económica.
La clave está, por tanto, en la habitualidad. Si en tu empresa es costumbre repartir cestas cada Navidad, el gasto puede deducirse. Si es el primer año que lo haces, o si es algo ocasional, no.
El requisito de habitualidad: lo que Hacienda mira y lo que tienes que poder demostrar
Este es el punto que más dudas genera en las empresas de la comarca. ¿Cuántos años hacen falta para que una práctica sea considerada costumbre de empresa? ¿Cómo se demuestra?
La doctrina de la DGT es clara en este sentido: la habitualidad implica que la entrega de cestas se produzca de forma recurrente, año tras año. Esto significa que:
El primer año no se puede deducir. Una empresa que reparte cestas por primera vez no puede justificar que se trata de un uso o costumbre. La DGT ha confirmado reiteradamente que el primer ejercicio queda fuera de la deducibilidad.
A partir del segundo año, el gasto sí puede deducirse, siempre que se pueda acreditar la práctica anterior. Las facturas de años anteriores son la forma más directa de demostrarlo.
La prueba es responsabilidad de la empresa. La carga de acreditar la costumbre recae sobre quien pretende deducir el gasto, no sobre la Administración. Si llega una comprobación de Hacienda y no tienes documentación, el gasto puede ser rechazado.
Esto tiene una implicación práctica importante: guarda todas las facturas de cestas de Navidad de los últimos ejercicios. No solo la del año en curso.
¿Qué ocurre con las cestas entregadas a clientes y proveedores?
El tratamiento fiscal varía en función del destinatario. Cuando las cestas se entregan a clientes o proveedores en lugar de a empleados, el encuadre normativo es distinto.
En el Impuesto sobre Sociedades, este tipo de gastos se clasifica dentro de los «gastos por atenciones a clientes o proveedores», que sí son deducibles, pero con un límite máximo: el importe total no puede superar el 1 % de la cifra de negocios del ejercicio. Si tu empresa factura 500.000 euros anuales, el techo de deducción para este concepto es de 5.000 euros.
En cuanto al IVA, el tratamiento es el mismo que para las cestas a empleados: no es deducible, con independencia del destinatario.
La excepción que todo el mundo menciona: los objetos publicitarios de escaso valor
Es la pregunta que siempre surge cuando se habla de cestas de Navidad e IVA. ¿Y si lleva el logo de la empresa? ¿Entonces sí es deducible? La respuesta es que depende, y el matiz importa mucho.
La Ley del IVA sí recoge una excepción para los objetos publicitarios de escaso valor: si un artículo lleva impreso o serigrafado el nombre o logo de la empresa y su coste unitario no supera los 90,15 euros, puede tener la consideración de objeto publicitario y el IVA de su adquisición sí sería deducible.
Pero aplicar esta excepción a una cesta de Navidad convencional es un error muy frecuente. Una cesta de alimentos y bebidas no es un objeto publicitario, aunque lleve una cinta con el logo de la empresa.
La normativa se refiere a objetos diseñados con función publicitaria, como bolígrafos, agendas, llaveros o calendarios. No a productos de alimentación ni a cestas cuyo valor principal son los productos que contienen.
La Agencia Tributaria ha sido especialmente clara al respecto: las cestas compuestas de alimentos y bebidas quedan excluidas de esta excepción, con independencia de cualquier elemento de marca que puedan incluir.
Cenas de empresa navideñas: mismo criterio que las cestas
Una duda habitual relacionada con todo lo anterior es si las cenas o comidas de Navidad con la plantilla tienen el mismo tratamiento fiscal. La respuesta es que sí, en lo que al IVA se refiere.
El IVA de las cenas de empresa navideñas tampoco es deducible. Así lo establece la Consulta Vinculante V3818-15 de la Dirección General de Tributos, que resolvió expresamente esta cuestión.
El gasto en sí puede ser deducible en el Impuesto sobre Sociedades si es costumbre habitual de la empresa, pero las cuotas de IVA de esas facturas no tienen la misma consideración.
La única excepción al criterio de no deducción del IVA en hostelería y restauración se aplica cuando los gastos son consecuencia de desplazamientos o viajes de negocio, no de celebraciones de empresa.
Las cestas de Navidad como retribución en especie: qué implica para la nómina
Hay un aspecto que muchas empresas de Zafra y la comarca no tienen en cuenta y que puede generar problemas con la Tesorería General de la Seguridad Social: cuando se entrega una cesta de Navidad a un empleado, ese importe no es simplemente un regalo sin consecuencias laborales.
La entrega de una cesta de Navidad constituye una retribución en especie del trabajo. Esto implica que:
- El valor de la cesta debe integrarse en la base de cotización del trabajador para la Seguridad Social. Empresa y trabajador tienen que tenerlo en cuenta.
- Cuando la empresa asume el ingreso a cuenta, es decir, cuando no repercute el impacto al trabajador ese importe se suma al valor del regalo y eleva la retribución en especie total. Si se repercute, el trabajador recibe un importe neto inferior, pero la empresa no asume ese desembolso adicional.
- La gestión correcta de esto requiere que el importe figure en la nómina del mes correspondiente.
Si necesitas apoyo con la gestión de nóminas y el cumplimiento laboral de tu empresa, en Athané tenemos un servicio de asesoría laboral en Zafra con el que llevamos la gestión mensual para que no tengas que preocuparte por estos detalles.
Resumen práctico: qué puedes y qué no puedes deducir en Navidad
Para que tengas una referencia clara, aquí tienes el criterio de Hacienda aplicado a los gastos navideños más habituales:
- Cestas de Navidad a empleados (gasto en IS/IRPF): Deducible si es costumbre habitual (a partir del segundo año). No deducible el primer ejercicio.
- Cestas de Navidad a empleados (IVA): No deducible. El IVA pasa a ser mayor coste.
- Cestas o regalos a clientes y proveedores (gasto en IS): Deducible hasta el límite del 1 % de la cifra de negocios.
- Cestas o regalos a clientes y proveedores (IVA): No deducible.
- Objetos publicitarios de escaso valor con logo de empresa (hasta 90,15 €): El gasto en IS es deducible. El IVA también puede serlo si se cumplen todos los requisitos.
- Cena de empresa navideña (gasto en IS): Deducible si es costumbre habitual y se tienen los justificantes.
- Cena de empresa navideña (IVA): No deducible.
- Lotería de Navidad para empleados: No deducible en el Impuesto sobre Sociedades, ya que se considera una liberalidad sin correlación con la actividad.
¿Qué documentación tienes que conservar?
Si quieres estar protegido ante una posible revisión de Hacienda, necesitas tener ordenada la siguiente documentación:
Las facturas completas de los proveedores de las cestas o regalos, con todos los datos fiscales y el desglose del IVA. Una factura simplificada o un ticket no son suficientes.
Los justificantes de ejercicios anteriores que acrediten la habitualidad de la práctica. Dos o tres años de facturas son el mínimo para argumentar que se trata de un uso o costumbre.
El registro contable correcto, con el IVA integrado como mayor coste del gasto y sin trasladarlo a la cuenta de IVA soportado deducible. La nómina del mes correspondiente, con el valor de la retribución en especie debidamente reflejado.
Si tienes dudas sobre cómo registrar contablemente este tipo de gastos o sobre si tu documentación es suficiente, puedes consultar también nuestro artículo sobre cómo contabilizar el TC1 y TC2 paso a paso, que te ayudará a entender mejor la lógica de las obligaciones mensuales con la Seguridad Social.
El error más frecuente que vemos en las empresas de la comarca
A lo largo de estos años gestionando la fiscalidad de empresas y autónomos en Zafra, hemos detectado un patrón que se repite: muchas empresas registran las cestas de Navidad como gasto deducible en IVA e IS sin cumplir los requisitos, o sin ningún tipo de distinción.
Los errores más habituales son tres: deducirse el IVA de las cestas cuando la norma lo prohíbe expresamente, deducirse el gasto en Sociedades el primer año sin poder acreditar la habitualidad y no reflejar correctamente el importe como retribución en especie en la nómina del trabajador.
Ninguno de estos errores es grave si se detecta a tiempo y se corrige. Pero si llega una comprobación de la Agencia Tributaria y los errores no están regularizados, el resultado puede incluir la liquidación de las cuotas no ingresadas más intereses de demora y sanciones.
En Athané Hernández te ayudamos a tener esto bajo control
La fiscalidad de los gastos navideños parece sencilla en la teoría, pero en la práctica tiene más aristas de las que aparecen a primera vista.
Gestionar bien el registro contable, cumplir con las obligaciones en nómina y conservar la documentación adecuada es exactamente lo que hacemos en nuestro despacho para los clientes que confían su asesoría en nosotros.
Si tienes una empresa o eres autónomo en Zafra, Los Santos de Maimona, Fuente del Maestre, Medina de las Torres o cualquier otro municipio de la comarca y quieres asegurarte de que tu fiscalidad navideña está bien planteada, podemos revisarlo contigo sin compromiso.
En nuestro asesoría fiscal y contable en Zafra analizamos tu situación real y te decimos exactamente qué tienes que hacer, sin tecnicismos y sin sorpresas.
La primera consulta es gratuita. Pídela aquí y te respondemos en menos de 24 horas en días laborables.