La guía práctica que ningún empresario con trabajadores debería saltarse
¿Te han llegado los documentos de la Seguridad Social y no sabes exactamente qué asiento contable corresponde? ¿Tu gestoría te envía cada mes el TC1 y el TC2 y no entiendes del todo por qué los números de la nómina no cuadran con lo que se paga?
Es una de las dudas más frecuentes que vemos en nuestra asesoría en Zafra cuando una empresa empieza a tener personal a cargo: saben que hay que pagar a la Seguridad Social, pero no tienen claro cómo queda reflejado eso en la contabilidad.
En este artículo te explicamos cómo contabilizar el TC1 y el TC2 de forma correcta, con los asientos contables concretos, las cuentas del Plan General de Contabilidad implicadas y los plazos que debes respetar para no acabar con un recargo.
Qué son el TC1 y el TC2: la base que necesitas tener clara
Antes de hablar de asientos contables, conviene entender qué es exactamente lo que estás contabilizando. Los modelos TC1 y TC2 son documentos oficiales de la Seguridad Social que reflejan las cotizaciones de los trabajadores por cuenta ajena.
Las cotizaciones a la Tesorería General de la Seguridad Social se dividen entre la empresa (entre el 32 % y el 38 % de la base de cotización) y el trabajador (aproximadamente un 6,7 % del salario bruto).
El modelo TC1 es el que recoge la cantidad total que ha de pagar tu empresa por las cotizaciones sociales de tus empleados. El TC2, por su parte, recoge la información prácticamente idéntica, pero más detallada, incluyendo nuevas altas, nuevas bajas y bases de cotización individualizadas.
A la hora de cumplimentar el TC1 para liquidar las cuotas del Régimen General, nos basamos en los datos que figuran en el TC2, de tal manera que los totales de ambos documentos deben coincidir.
El nombre actual: RLC y RNT
Si llevas a tu empresa a una gestoría o utilizas el Sistema RED de la Seguridad Social, puede que ya te hayas cruzado con estas siglas.
Los modelos TC1 y TC2 fueron sustituidos en 2015 por los modelos RLC y RNT. El RLC (Relación de Liquidación de Cotizaciones) es el sustituto oficial del TC1, y el RNT (Relación Nominal de Trabajadores) sustituye al TC2. Ambos se tramitan a través del Sistema RED de la Seguridad Social, utilizando la aplicación SILTRA.
En la práctica, muchos empresarios y asesores seguimos hablando de «TC1 y TC2» porque es la terminología de toda la vida. Si en tu despacho o en tu software de nóminas ves «RLC/RNT», están hablando exactamente de lo mismo.
Para más información oficial sobre estos modelos y el Sistema RED, puedes consultar directamente la Sede Electrónica de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Las cuentas contables implicadas: el mapa básico
Para entender el asiento, necesitas conocer qué significa cada cuenta del Plan General de Contabilidad que aparece en la contabilización de nóminas y seguros sociales. Estas son las que vas a manejar:
Cuentas de gasto (en el Debe):
- Cuenta 640 – Sueldos y salarios: El salario bruto de cada trabajador.
- Cuenta 642 – Seguridad Social a cargo de la empresa: La cuota patronal, es decir, lo que paga la empresa por encima del salario del trabajador.
Cuentas de pasivo (en el Haber):
- Cuenta 476 – Organismos de la Seguridad Social, acreedores: La cuenta 476 es el eje de tus seguros sociales: se abona al devengar nóminas por el total a ingresar (empresa más trabajador) y se carga en el momento del pago a la TGSS.
- Cuenta 4751 – Hacienda Pública acreedora por retenciones: Las retenciones de IRPF que debes ingresar en Hacienda.
- Cuenta 465 – Remuneraciones pendientes de pago: El salario neto que debes a cada trabajador.
Cómo contabilizar el TC1 y TC2: los dos asientos que necesitas hacer cada mes
La contabilización de los seguros sociales se hace en dos momentos distintos del mes. Confundirlos es uno de los errores más habituales.
Asiento 1: El devengo de la nómina (al final del mes trabajado)
Este asiento recoge todos los costes que ha generado el personal en ese mes, aunque todavía no hayas pagado nada.
En el Debe se registra el sueldo bruto (cuenta 640) y las cotizaciones empresariales (cuenta 642). En el Haber se recogen las cotizaciones del trabajador (cuenta 476), las retenciones de IRPF (cuenta 4751) y el salario neto a pagar (cuenta 465).
Ejemplo práctico con un empleado:
Supón que tienes un trabajador con un salario bruto de 1.500 €, una cuota empresarial de la Seguridad Social de 510 €, retenciones de IRPF de 180 € y que la cuota obrera del trabajador asciende a 100 €.
| DEBE | HABER |
|---|---|
| 640 Sueldos y salarios 1.500 € | |
| 642 SS a cargo empresa 510 € | |
| 476 Org. SS acreedores 610 € (510 empresa + 100 obrera) | |
| 4751 H.P. retenciones IRPF 180 € | |
| 465 Remun. pendientes de pago 1.220 € | |
La lógica es sencilla: la cuota empresarial se contabiliza como un gasto de la empresa (cuenta 642), mientras que la cuota obrera ya está incluida en el salario bruto (cuenta 640) y no necesita una cuenta de gasto separada.
Lo que sí se recoge es la deuda total con la Seguridad Social en la cuenta 476, que engloba tanto la parte del trabajador como la de la empresa.
Asiento 2: El pago de la nómina al trabajador
Cuando pagas el salario neto al trabajador (habitualmente a fin de mes o principios del siguiente):
| DEBE | HABER |
|---|---|
| 465 Remun. pendientes de pago 1.220 € | 572 Bancos 1.220 € |
Asiento 3: El pago de los seguros sociales a la Seguridad Social (TC1)
Este pago se hace el mes siguiente al mes trabajado. Es decir, los seguros sociales de enero se pagan en febrero.
| DEBE | HABER |
|---|---|
| 476 Org. SS acreedores 610 € | 572 Bancos 610 € |
El importe de la cuenta 476 no tiene por qué coincidir exactamente con lo que pagas si hay situaciones especiales, como prestaciones por incapacidad temporal (IT) a cargo de la mutua.
En ese caso, la empresa tiene un derecho reconocido frente a la Seguridad Social que se refleja en la cuenta 471 (Organismos de la Seguridad Social, deudores).
Un detalle importante: la diferencia entre cuota obrera y cuota patronal
Este es el punto que más confusión genera.
El coste de la Seguridad Social para la empresa (o cuota patronal) es la diferencia entre el importe total a pagar (TC1) y las aportaciones de los trabajadores (cuota obrera).
La empresa es quien debe cumplir con el pago de la totalidad de los seguros sociales (cuenta 476), pero solo es coste para ella (cuenta 642) la parte que no se le ha retenido al trabajador en nómina.
Dicho de otra forma: la cuenta 642 solo recoge lo que paga la empresa de su bolsillo, no el total del TC1. El total del TC1 es lo que aparecerá en el saldo de la cuenta 476 antes del pago.
Cuándo debes pagar: los plazos que no puedes olvidar
El plazo máximo para pagar los seguros sociales es el último día laborable de cada mes siguiente al que se está cotizando, si el pago se realiza por transferencia.
Si optas por la domiciliación bancaria, el límite es el día 20 de cada mes (excepto en febrero y diciembre, en los que puede haber variaciones).
Pagar fuera de plazo tiene consecuencias directas. La Seguridad Social aplica recargos que pueden llegar al 20 % si el pago se hace después del tercer mes posterior al fin del plazo, y además es posible solicitar un aplazamiento si hay dificultades de tesorería.
Si tienes empleados y llevas tú mismo la contabilidad, apunta estas fechas en el calendario y no las dejes para el último momento.
El caso especial: las bonificaciones en el TC1
Si tu empresa aplica bonificaciones a la cuota de la Seguridad Social (por ejemplo, por contratación de personas con discapacidad, por formación profesional bonificada u otros programas de la Seguridad Social), la contabilización cambia ligeramente.
Las empresas que apliquen bonificaciones deben registrar el importe de la bonificación en el debe de la cuenta 476 (Organismos de la Seguridad Social, acreedores) y en el haber de la cuenta 642 (Seguridad Social a cargo de la empresa).
Las bonificaciones que se apliquen deben quedar identificadas en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad bajo la denominación «formación profesional para el empleo», si corresponde a esa categoría.
En la práctica, lo que ocurre es que el importe que finalmente pagas al banco en el TC1 es menor que el coste total de los seguros sociales, porque la bonificación reduce el pago, pero no el gasto reconocido.
Los errores más habituales al contabilizar el TC1 y TC2
En nuestra asesoría laboral en Zafra vemos con frecuencia los mismos errores repetidos en empresas que llevan ellas mismas la contabilidad de nóminas:
1. Usar el total del TC1 como importe de la cuenta 642. El importe de la cuenta 642 es solo la cuota patronal (empresa), no el total del TC1. El total del TC1 corresponde al saldo de la cuenta 476.
2. No hacer el asiento de devengo previo. Muchos empresarios contabilizan directamente el pago y se saltan el asiento de devengo de fin de mes. Esto deja la contabilidad descuadrada y no refleja correctamente los gastos del período.
3. No cuadrar los totales. Antes de cerrar el mes, comprueba que la suma de las cuentas 640 y 642 (debe) coincide con la suma de las cuentas 476, 4751 y 465 (haber). Si no cuadra, hay un error en algún punto.
4. Confundir los plazos. El asiento de devengo se hace en el mes trabajado. El pago, en el mes siguiente. Mezclarlos genera diferencias en la contabilidad que luego son difíciles de rastrear.
5. No contabilizar las diferencias cuando la Seguridad Social rectifica la liquidación. El RLC que genera el Sistema RED puede diferir ligeramente del cálculo previo. Cuando eso ocurre, hay que ajustar el asiento original.
¿Necesitas que alguien lo lleve por ti?
Si tienes trabajadores a cargo y quieres tener la tranquilidad de que las nóminas y los seguros sociales están bien calculados y bien contabilizados cada mes, lo más eficiente es delegarlo.
En Athané Hernández llevamos la gestión laboral y contable de autónomos y empresas de Zafra y la comarca del Río Bodión. Nos encargamos de las nóminas, de presentar la cotización mensual a través del Sistema RED y de que los asientos contables queden bien reflejados en la contabilidad de tu empresa.
Si acabas de contratar a tu primer empleado, si llevas tiempo con dudas sobre si los números cuadran o si simplemente quieres revisar cómo está todo, cuéntanos tu caso sin compromiso. La primera consulta es gratuita.
Y si quieres entender mejor qué implica contratar a alguien desde el principio, también puedes leer nuestra guía sobre qué revisar antes de firmar un contrato de trabajo, donde explicamos todo lo que debes comprobar antes de que un empleado empiece a trabajar.
Preguntas frecuentes sobre cómo contabilizar el TC1 y TC2
¿El TC1 y el TC2 ya no existen?
Oficialmente, desde 2015 han sido sustituidos por el RLC y el RNT respectivamente, tramitados a través del Sistema SILTRA de la Seguridad Social. En la práctica, la mayoría de empresas y asesorías siguen usando los nombres TC1 y TC2 como referencia, ya que el funcionamiento y el propósito son los mismos.
¿Cuál es la diferencia entre la cuota patronal y la cuota obrera?
La cuota patronal es lo que paga la empresa por cada trabajador, por encima de su salario. La cuota obrera es la parte que descuenta directamente del salario bruto del trabajador. Ambas se ingresan a la Seguridad Social en el mismo pago (TC1 o RLC), pero solo la cuota patronal se registra en la cuenta 642 de la contabilidad.
¿Qué pasa si no pago el TC1 a tiempo?
La Seguridad Social aplica recargos automáticos. Cuanto más tiempo pase sin pagar, mayor será el recargo. Es posible solicitar un aplazamiento, pero hay que pedirlo antes de que venza el plazo, no después.
¿Puedo llevar yo mismo la contabilidad de las nóminas si tengo pocos empleados?
Técnicamente, sí. Pero es habitual que aparezcan errores en los asientos, en las retenciones de IRPF o en el cálculo de la cotización que luego generan diferencias difíciles de localizar. Con pocos empleados, el coste de externalizar la gestión laboral suele ser muy inferior al tiempo y los errores que supone hacerlo internamente.
¿Qué es el Sistema RED de la Seguridad Social?
Es la plataforma telemática oficial a través de la cual las empresas y las asesorías se comunican con la Tesorería General de la Seguridad Social para presentar las cotizaciones, comunicar altas y bajas de trabajadores y realizar cualquier trámite laboral. El acceso requiere certificado digital o Cl@ve y, en el caso de las asesorías, una autorización como autorizados RED.